Административный секретарь

Описание

Технические : владение современными офисными приложениями и программами электронного документооборота, навыки скоростного набора текста (не менее 150 знаков в минуту), умение работать с периферийным оборудованием (сканеры, принтеры, копиры), знание основ кибербезопасности и защиты конфиденциальной информации. Делопроизводственные : знание законодательства в области документационного обеспечения управления, владение методами и технологиями делопроизводства, навыки составления и оформления управленческих документов, умение организовать систему документооборота и контроля исполнения. Организационные : мастерство тайм-менеджмента и приоритизации задач, навыки планирования и координации мероприятий различного уровня, умение организовать рабочее пространство и процессы, способность эффективно решать административные задачи в условиях многозадачности. Коммуникативные : высокий уровень делового этикета и протокола, навыки эффективного межличностного общения, умение вести деловую переписку и телефонные переговоры, способность к дипломатичному решению конфликтных ситуаций. Аналитические : навыки сбора, систематизации и анализа информации, умение готовить информационно-аналитические материалы, способность оперативно формировать отчёты по запросам руководства.

Обязанности

Организационно-техническое обеспечение деятельности руководителя . Приём и обработка корреспонденции руководителя, передача её в структурные подразделения или исполнителям. Контроль за исполнением документов приказов, распоряжений, указаний руководителя. Организация телефонных переговоров руководителя, приём посетителей. Составление писем, запросов и других документов по поручению руководителя, подготовка ответов авторам писем. Подготовка заседаний и совещаний руководителя (сбор материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня), ведение и оформление протоколов. Формирование дел в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечение их сохранности и сдача в архив в установленные сроки.